كيفية انشاء منظمة

منظمة من ثلاثة أشخاص

بشكل عام بالإمكان أن تؤسس منظمة بوجود ثلاثة أشخاص مؤمنين بأفكارها ويفهمونها فهما عميقا ودقيقا ، وهم متفقون على هذا الفهم ولديهم القدرة على العمل
ثلاثة أشخاص : ـ

- مخطط
- مسوق
- مدير

الشخصية الأولى - المخطط

يقوم برسم أهداف المنظمة وتصور دورة حياتها لتحقيق أهدافها بناء على معطيات الواقع والظروف

الشخصية الثانية - المدير

يقوم بمتابعة تنفيذ وتحقيق هذه الأهداف وتذليل جميع الصعوبات والعقبات التي تعترض سبيل اكتمال هذه الخطة


الشخصية الثالثة - المسوق

يقوم بتوسيع دائرة عمل المنظمة وإيجاد الداعمين لها وإيجاد المؤمنين الجدد بأفكارها والمساهمين في نشاطاتها من أصحاب المواصفات الأخرى المهمة ودوره مهم وخطير بحكم أن نشاطه يتوقف عليه بالدرجة الأولى نمو وانتشار وتضخم المنظمة وتوسع عملها

بعد تفكير وتأمل وأرجو أن أسعد بنقد وتوجيه القراء

أن هناك ثمانية أمور حتى تؤسس منظمة تنشأ وهي ناضجة وهي قادرة على العطاء وهي قادرة على تحقيق أهدافها ، الدائمة المستمرة

المنظمة تختلف عن مشروع تجاري يبدأ من الصفر ويتدرج مراعاة لهدف واحد ومصلحة معينة وهي الربح المادي ، ولكنها ممشروع يعمل وفق مجموعة من الأهداف ويسعى مع ذلك لتحقيق أهدافه والاستمرار .

هناك ثمانية اقسام أو عناصر أو مهام أو اختصاصات يجب أن تهتم بها كشخص يود التأسيس لمنظمة


قسم الإدارة

قسم الأمانة العامة أو السكرتارية

قسم التنسيق والدعم الفني

قسم بحوث الوسائل

قسم البحوث

قسم الإنتاج الإعلامي


لنأتِ لأول قسم أو اختصاص داخل المنظمة

وهو إدارة المنظمة
فيما أعلم فإن جل الكتب المتاحة اليوم في السوق العربية والتي تتحدث عن المنظمات تناقش إدارة منظمات قائمة بالفعل وكيفية سريان القرارات فيها ، وطبيعة الاتصالات والعلاقات داخلها أو بينها وبين البيئة المحيطة بها ، ولكن لا تشرح لك كيف تؤسس منظمة أو كيف تدير منظمة في لحظات ميلادها الأولى ،
من المهم بالنسبة لإدارة المنظمة الناشئة أن تتوافر لديها مجموعة من المهارات لا أقول أنه يشترط أن تكون موجودة بشكل ممتاز ، طبعا لو وجدت بشكل ممتاز فهذا يعني أن مسيرة المنظمة ستكون رائعة وسيسرع ذلك من نجاح المنظمة ,ويدعم أهدافها بشكل كبير ، ويجب أن نعرف أن الإدارة لها دور جوهري في نجاح منظمات كثيرة
ميزة المنظمات خاصة الطوعية منها أنها تقوم على إيمان وجهد الأفراد الذين يعملون بها ، لذلك فقد تنجح منظمة إدارتها ليست بالكفاءة العالية إذ أن المخاطر والتحديات التي تواجه المنظمة ليست هي التي تواجه المنظمة من تهديد الموردين ومنافسة الدخلاء الجدد للسوق، ومساومة العملاء بوجود منتج بديل أو أرخص وغير ذلك ، وليست المسألة كإدارة مؤسسة كبرى يكون للإدارة دور مهيمن في نجاحها ، فهناك منظمات مدعومة ذاتيا ، مثل المنظمات الخيرية التي تقوم على الهبات والتبرعات خاصة إذا كانت متوافقة مع الإرث الحضاري أو الديني أو التيارات الثقافية والتوجهات السائدة الموجودة في البلد فإنها تلقائيا سوف تحقق النجاح بقليل من الجهد ، لذلك فنحن نفترض في الإدارة أو إدارة البداية ان يكون لها الحد الأدنى من المهارات الإدارية ولكنها إدارة قابلة ومستعدة للتطوير وقادرة على التنمية الذاتية ،ولن نستطيع أن نفصل في جميع مهارات المدير المطلوبة ولكن نفترض أن هناك مهارات معينة وأن الأساسيات في الإدارة يجب ان تكون موجودة


مثلا

- أنه يجب ان تكون الإدارة منفتحة وقادرة على التفهم للأفكار وقادرة على الاستفادة من مكتسبات العلم والمعرفة والتكنو لوجيا وكل ماهو حديث للحصول على التطوير الدائم

- أيضا يجب ان يكون لدى الإدارة القدرة على اختيار وترشيح الأشخاص الأكفاء ، والتدريب له ورفع مهاراته
- يجب أن يكون لدى الإدارة قدر من بعد النظر والحكمة والقدرة على تحليل متغيرات الواقع المحيط والتفاعل معها
- يجب أن تكون لدى الإدارة القدرة على التنسيق ما بين الاختصاصات والأقسام .

- هناك مدراء بالفطرة وهؤلاء يستطيعون بفطرتهم وحدسهم أن يصلوا إلى أهدافهم ، ولكن الإدارة أصبحت في هذا الزمان علما متطورا يحتاج إلى تعلم الجديد واكتشاف الاتجاهات الجديدة التي من شأنها تكثيف وتطوير والارتقاء بمستوى أداء المنظمة والوصول بها إلى مراتب عليا
- يجب ان تكون لدى الإدارة معرفة دقيقة وعميقة بفكرة المشروع وأهدافه ، ويجب أن تكون متصورة بدقة لمكوناته ومراحله ، بمعنى أنها عندما تخطط للمنظمة يجب أن تكون لديها هذه الأساسيات ، أما ما يتعلق بقضية الاستعانة والاستشارة فيمكن أن تستعين بمخططين ولكن هذه الأمور يجب أن تكون موجودة حتى يستطيع المدير تقديم المعلومات اللازمة للمخططين حين طلبها
أنا شخصيا من الناس الذين يرون أنه ليس من الحكمة تضييع الوقت في صناعة السوبرمان ، لسنا مضطرين قسرا ولا إجبارا ولا ضرورة إلى الحصول على أشخاص خارقين في إدارة المنظمات ، فقد تقدم العلم اليوم وأصبح بالإمكان تجزئة الشخصية الإدارية واصبح بالإمكان أن نأخذ من كل شخص أفضل ما عنده ، ولكن فقط إذا استطعنا ان نصمم نظاما يسمح بالعمل بتكامل مابين أجزائه وعناصره البشرية والمادية بشكل تام ، وتجريبه ونقده استعدادا لإقراره.
- يجب أن تتوفر لدى المدير الخمسة الجوانب التي تتناول مهام المدير
- أسلوب المتابعة داخل بيئة العمل من ضمن الأمور التي يجب أن تتضح منذ بداية عمل المنظمة ولا تترك المسألة لأصحاب الأصوات العالية ، يجب أن يعرف وأن يقنن وان يرتب أسلوب المتابعة داخل إدارة ودائرة العمل ، وبمجرد ان نصبح منظمة فمعنى ذلك أننا التزمنا أمام بعضنا ومع بعضنا بتنفيذ الأهداف وفق التزامات مسبقة ، ففرق بين كاتب او مدون يكتب أفكاره ومشاعره والأمور التي يحبها بدون حسيب أو رقيب فإذا التزم ضمن منظمة فإنه سيكون كترس في آلة ،ومن مهامه أن يعمل بافضل كفاءة لأنه سيكون مع مجموعة التروس الباقية يؤدون العمل ويحققون أهداف المنظمة
- من الأشياء المهة لدى الإدارة أن يكون لديها القدرة على تعلم وتعليم التفكير ، هناك كتب كثيرة في هذا المجال ، وقد تقدم البشر في هذا المجال إلى مراحل متقدمة
- يجب أن تكون الإدارة محفزة للعاملين والمشتركين ، ويجب ان يكون لديها مهارات اتخاذ القرار وإدارة الاجتماعات والتصويت وان تكون لديها معرفة ولو بسيطة بطرائق ونظريات التخطيط
- هذه في عجالة الأمور التي اود الإشارة إليها فيما تعلق بالإدارة وهي ليست امورا تعجيزية بل يمكن فعلا بقليل من الاطلاع البسيط أن تطور الإدارة مهاراتها وإن لم تستطع فلها الاستعانة بمن لديهم الخبرة والنباهة حتى وإن كانوا من غير المؤمنين بالفكرة ولكن يستطيعون العمل وفق أهداف وأن يحققوا نجاحات بناء على تخطيط متزن وواع .


قسم السكرتارية

لأنها منظمة وتتوقع أن تصبح في حجم كبير بعد فترة لابد أن تكون هناك الأمانة العامة أو السكرتارية وهي القسم الذي سوف يهتم بالمتابعة ، وإدارة الاتصالات ، ومتابعتها ، والمراسلات الداخلية والخارجية ، وضبط الحسابات والأمور المالية . هذه من الأمور المهمة التي تعتبر السكرتارية مسؤولة عنها بشكل أساسي


قسم التنسيق والدعم الفني

هذا القسم يهتم إجمالا بشكل المنظمة وبدعم اهدافها من ناحية التسويق لها بعكس صورة إيجابية ومحببة ورائعة وبناءة عن أعمال المنظمة ،
يهتم هذا القسم بشكل عام بأمور المراسم والاتيكيت والعلاقات العامة ، والاهتمام بالمطبوعات والديكور والحملات الإعلانية ، والمحافظة على شكل التواصل البيني ومراقبته ،كذلك الصورة المرئية والمسموعة والمحسوسة للمنظمة ومتابعتها والاهتمام بها ، التخطيط لعرض الأنشطة الإعلامية المنتجة بعد تنفيذها ، تقديم الاستشارات الفنية والإعلامية والحصول عليها من مصادرها وكل ماهو متعلق بالعرض والتنسيق والإخراج ،
وبشكل مبسط فإن هذا القسم وهو قسم التنسيق والدعم الفني يهتم بشكليات عمل المنظمة وأمور الأعراف المرعية ، ومحاولة تخطي كل الأمور الشكلية واللوجستية التي تقف أمام تحقيق المنظمة لأهدافها بأفضل صورة ،وهي أمور يسهل استكشافها ومعرفتها لمن لديه بعض الدورات البسيطة ولكن يفترض أن هناك قسما خاصا يهتم بهذه الجوانب ويقوم برعايتها أو مراقبتها .
ومن طبيعة خبرات هذا القسم الإلمام بمسائل الإتيكيت ، والرسوم ، والعلاقات العامة وتنظيم المؤتمرات والاحتفالات والعناية بالشكل النهائي للمنتجات ، والاستقبالات الرسمية وأمور التواصل ، إلخ


قسم بحوث الوسائل


مهمة هذا القسم بالتحديد هي عمل الدراسات اللازمة لاختيار الوسائل المناسبة لتحقيق هدف ما .
فعندما تضيف المنظمة هدفا لقائمة أهدافها المرحلية أو الدائمة أو التكتيكية ، او تنوي إضافته
فإن هذا القسم هو القسم المسؤول عن بحث أفضل الطرق والوسائل المناسبة بطريقة علمية وطريقة تخصصية والوصول لأصحاب الفن والمتخصصين والماهرين والبارعين في أمثال هذه الأعمال ومعرفة المعلومات اللازمة التي تحتاجها المنظمة للبدء في نشاط كهذا ، قد لايكون من أنشطة المنظمة ولكن تعتزم المنظمة إضافته لتحقيق هدف ما أو للوصول إلى نتيجة ما معينة.

قسم البحوث


مهمته الأساسية هي استخلاص الحقائق الفكرية والعلمية التي يقود إليها البحث العلمي الدقيق والتي تمثل وجهة النظر العلمية الصحيحة حسب المنهج المتفق عليه والمحدد من قبل الإدارة

ستظهر لنا مسألة المنهج العلمي وهل هو منهج محدد يتلخص في المناهج العلمية التي عليها اتفاق الدارسين والباحثين في مختلف أنحاء العالم أم يمكن تصميمه للوصول لأهداف محددة بناء على خلفية المنظمة بصرف النظر هل سيتوافق مع نظرة العالم والعلم لموثوقيته، فهذه من المسائل ذات العمق وليس هذا موضع بسطها أو مناقشتها ولن يضر الخروج فيها برأي محدد عن هيكليتنا المعتمدة وخط سيرنا.
المهم أن هناك منهجا تلتزم به إدارة المنظمة وتحدده للوصول إلى الحقائق في هذه الجزئية أو هذا المشروع
وقسم البحوث يقوم بتوخي هذه الأسس المصطلح عليها للوصول للحقائق.
مهمة هذا القسم حساسة جدا ، لأنه سوف يكون مسؤولا عن قناعات المنظمة والعاملين فيها خاصة في القضايا المركبة والمعقدة، وسوف تقوم المنظمة بتبني أفكاره مباشرة وتحويلها لمشاريع باعتبار أنها تعبر عن أهداف المنظمة في هذه الجزئية ومتوافقة معها إما الآن أو آجلا .حيث تعتبر قراراته توصية بأن من مصلحة المنظمة السير في هذا الاتجاه.
ومن مهام قسم البحوث تحويل هذه المستخلصات الفكرية التي دل عليها البحث إلى نقاط سهلة وساذجة ومباشرة خالية عن أي دليل أو تعليل، يمكن وصفها بنتائج البحث ، ثم عرضها في صورة عبارات متتابعة بحيث يمكن للفرق الانتاجية في قسم الإنتاج الإعلامي استلهامها كمبادئ او كمسلمات او كأسس يبنى عليها وعلى محتواها الموضوعي والفكري مسار المواد الإعلامية والفنية التأثيرية والنتائج المرغوب الوصول إليها بها ، وتعتبر هذ ه النقاط أهدافا فكرية يهدف فريق الانتاج في قسم الانتاج الإعلامي إلى إيصالها إلى المتلقي أو تحقيقها في واقعه.

يجب أن يكون العاملون في هذا القسم ذوي إلمام بالبحث العلمي وأساليبه ويجب أن يكونوا محايدين بشكل كبير ضد أي خلفيات أخرى غير المعايير والأسس التي تم تزويدهم بها من الإدارة في خطة البحث أو قرار البدء.

بالطبع ستكون هناك اعتراضات ومناقشات ومداولات داخل اجتماعات المنظمة يفترض بها ان تكون غيرة على أهداف المنظمة وداعمة للصواب في النهاية، وهنا من اختصاصات الإدارة أن تدير الخلاف أو أن تقننه أو أن تنتهج منذ البداية نمطا معينا من أنظمة اتخاذ القرار يكون واضحا ومفهوما للجميع ، مع مراعاة الا يكبل الإبداع والفعالية أو أن يحرم المنظمة من الأفكار النيرة والخيرة.


قسم الإنتاج الإعلامي

وهو القسم المسؤول عن صوغ النقاط التي خلص إليها قسم البحوث ، مع الوسائل التي أوصى بها قسم بحوث الوسائل ، والمزاوجة مابين الأمرين في عمل إعلامي صالح للاستهلاك من الجمهور المستهدف .

أخيرا
هذه رؤية بعد تأمل أهديها لكل الذين يرغبون في التاسيس لمنظمات وجمعيات وروابط مدنية هي أكثر ما نفتقده ونحتاجه في العصر القادم
وإن الحقيقة الماثلة للعيان هي أن أفضل الأعمال الخيرة التي قام بها البشر اليوم ومازالوا يقومون بها هي من انتاجات جمعيات واتحادات وروابط مدنية تعمل من أجل الصالح العام وتؤسس للحرية والمساواة والعدل والتعايش السلمي ودفع الأخطار عن بني الإنسان،
ومن صورها في تراثنا القديم حلف الفضول الذي كان بين قريش وعدد من قبائل العرب وهو حلف لنصرة المظلوم ورد الظلم عنه والانتصار من الظالم ، وقد حضره النبي صلى الله عليه وسلم ، وشارك في حرب الفجار التي كانت لغرض مشابه وهو صغير. وقال عليه الصلاة والسلام لودعيت في الإسلام إلى مثله